Comment garder son carnet de contacts à jour ?

Comment garder son carnet de contacts à jour ?

Si l’on a de cesse de répéter qu’il est important de garder son carnet d’adresses professionnel à jour, encore faut-il savoir comment s’y prendre pour réaliser des actualisations pertinentes et simples à mettre en œuvre. Voici nos conseils pour obtenir efficacement le carnet de contacts pro parfait.

N’importe quel utilisateur de smartphone qui l’utilise comme un outil de travail le sait : le carnet d’adresses professionnel est particulièrement stratégique. C’est pourquoi nous avons généralement tendance à le garnir au maximum, pour ne jamais manquer de contacts pro, et donc, d’opportunités. Les coordonnées de clients, prospects et collègues s’accumulent, et la vie suit son cours : quelques contacts changent d’entreprises, d’autres perdent leur smartphone et changent de numéro… à cela s’ajoute les fiches en double, celles incomplètes… rapidement, votre carnet d’adresses perd de sa viabilité, et donc, de son utilité.

Il faut donc opter pour une mise à jour. Mais comment faire, et quand le faire ? Telle est la question.

Faites la chasse aux doublons

Une petite erreur dans le nom d’un contact, et vous pensez ne pas l’avoir dans votre carnet d’adresses pro : vous lui créez alors une nouvelle fiche.  Et voilà un beau doublon dans vos contacts ! Tout le monde connait ce genre de situation. Généralement, les fiches se complètent en matière d’informations : l’idéal est donc de les fusionner, en choisissant la fiche la plus pertinente, et en la complétant avec les informations de la précédente. Une fois que c’est fait, supprimez la fiche inutile : voici un pas de plus vers un carnet d’adresses à jour !

Prenez des nouvelles de vos contacts de manière stratégique

La fréquence recommandée de mise à jour d’un carnet d’adresses est d’une ou deux fois par an. C’est à vous de chercher les meilleures périodes pour le faire. La rentrée peut être une bonne période, par exemple. Vous pouvez tout simplement envoyer un mail à l’ensemble de vos contacts, pour leur demander de confirmer si leurs coordonnées sont encore bonnes.

Si vous souhaitez réaliser votre mise à jour plus discrètement, vous pouvez choisir une période de l’année propice aux envois groupés, comme le Nouvel An, par exemple. Envoyez vos vœux à l’ensemble de vos contacts, et si vous recevez des mails d’erreur en retour, c’est que leur adresse email n’existe plus. C’est un indice important d’un changement de poste ou d’entreprise : vous pouvez alors chercher plus précisément lesquels de vos contacts ne sont plus à jour, et les modifier, voire les supprimer de votre carnet d’adresses.

Optez pour une solution automatique

C’est, à n’en pas douter, la solution la plus simple et sereine : avec l’application Contacts App, tous vos contacts professionnels sont au même endroit, et ils ont l’avantage d’être mis à jour automatique lorsque vos correspondants mettent eux-mêmes leurs coordonnées à jour. N’hésitez pas à télécharger l’application pour iPhone, pour commencer à l’utiliser dès maintenant et profiter de ses nombreuses fonctions, dont les sauvegardes dans un cloud sécurisé et les fiches dédiées à un usage professionnel. Cela vous permettra également de regrouper tout votre carnet d’adresses pro au même endroit, et de le séparer de celui consacré à vos contacts privés. Vous gagnerez ainsi du temps, mais pas seulement !

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